Automatyzacja dla biur nieruchomości
Pośrednik dostaje 50 zapytań dziennie, w tym 40 jednorazowych „ile to kosztuje". Ręczna kwalifikacja, ręczne umawianie prezentacji, ręczne pilnowanie statusu transakcji. Automatyzujemy operacje biura — żeby agenci sprzedawali, a nie odpowiadali na maile.
- Integracja Otodom, Morizon, OLX, Domiporta, Gratka
- Pipedrive / HubSpot dopasowany do procesu transakcyjnego
- Auto-kwalifikacja leadów + przypisanie agenta
- Dashboard statusu transakcji w czasie rzeczywistym
Operacje biura nieruchomości pochłaniają agentów
Specyfika branży: dużo leadów, mała konwersja per lead (1–3%), długi cykl sprzedaży (od kontaktu do podpisania umowy 3–6 miesięcy), wysokie marże per transakcja. To środowisko, w którym automatyzacja zwraca się natychmiast — bo każdy zaoszczędzony lead = potencjalna prowizja.
Leady spływają z 5 portali do skrzynek
Otodom, Morizon, OLX, Domiporta, Gratka — każdy wysyła zapytanie na inny mail. Bez konsolidacji agent nie ma jednego widoku swoich leadów. Niektóre wiadomości giną w spamie.
Te same pytania od dziesiątek osób
„Czy obowiązuje cena", „kiedy można obejrzeć", „jaka jest forma własności", „czy pies jest mile widziany". Każde wymaga ręcznej odpowiedzi, a 80% z nich nie kupi.
Umawianie prezentacji przez SMS-y i Messenger
Zainteresowany klient pyta o dostępność, agent sprawdza kalendarz, proponuje termin, klient odpisuje, agent potwierdza. 4–6 wiadomości tam i z powrotem dla każdej prezentacji.
Status transakcji w pamięci agenta lub Excelu
Klient w fazie due diligence, klient czeka na umowę przedwstępną, klient wezwany do banku po decyzję kredytową. Bez systemu agent po 5 transakcjach nie pamięta, kto na czym stoi.
Brak follow-upu po prezentacji
Klient obejrzał, nie kupił od razu. Agent zajmie się nowymi leadami, a ten klient zostanie bez kontaktu. Po 2 tygodniach kupuje gdzie indziej. Bez sekwencji follow-upowej tracisz 30% transakcji.
Operacje biura na autopilocie
Pracujemy ze stosem dopasowanym do polskich biur: Pipedrive jako CRM (specjalizujący się w long sales cycle), Otodom/Morizon/OLX jako źródła leadów, Cal.com jako kalendarz, Twilio dla SMS, Slack dla zespołu.
Konsolidacja leadów z portali
Każdy portal (Otodom, Morizon, OLX, Domiporta, Gratka) podłączony przez API albo email parser. Lead trafia natychmiast do CRM-a z tagiem źródła, ID ogłoszenia, treścią pytania. Agent widzi wszystko w jednym miejscu.
- Otodom Pro API — bezpośrednia integracja
- Email forwarding z auto-parsowaniem (dla portali bez API)
- Tag źródła + ID ogłoszenia w CRM-ie
AI kwalifikacja i auto-przypisanie
Każdy lead analizowany przez AI: czy to faktyczny kupujący czy „dziennikarz / podglądacz", profil finansowy (na podstawie pytań o cenę), poziom intencji (czy pyta o termin prezentacji). Auto-przypisanie do agenta z najlepszym track recordem w segmencie cenowym i lokalizacji.
- AI scoring intencji na podstawie treści zapytania
- Round-robin po segmencie cenowym i dzielnicy
- Auto-tag „cold / warm / hot" dla agentów
Auto-odpowiedź na FAQ + chatbot
Standardowe pytania (cena, metraż, forma własności, dostępność) bot odpowiada od razu. Eskaluje do agenta tylko prośby o prezentację albo nietypowe pytania. Działa 24/7, w polskim, z linkiem do umówienia prezentacji w kalendarzu.
- Bot zasilony Twoją bazą ofert (auto-aktualizacja)
- Link do bookowania prezentacji bezpośrednio w kalendarzu Cal.com
- Eskalacja do agenta przy pytaniach o szczegóły lub negocjacje
System rezerwacji prezentacji
Klient wybiera termin z dostępnych slotów w kalendarzu agenta. Auto-potwierdzenie SMS + email z dojazdem. Przypomnienie 24h i 2h przed (redukuje no-show o 70%). Po prezentacji — auto-mail z prośbą o feedback i szczegółami oferty.
- Cal.com integracja z kalendarzem agenta (Google/Outlook)
- Auto-SMS przypomnienia (Twilio, SMSAPI)
- Auto-follow-up 24h po prezentacji
Dashboard statusu transakcji + przypomnienia
Każda transakcja w pipeline: zainteresowanie → prezentacja → umowa rezerwacyjna → DD → umowa przedwstępna → kredyt → akt notarialny. Auto-przypomnienia o terminach (umowa za 14 dni, kredyt do dostarczenia za 7). Slack alerty dla zarządu o wąskich gardłach.
- Pipedrive z customowymi fazami transakcyjnymi
- Auto-przypomnienia o deadline'ach (rezerwacja, DD, kredyt)
- Tygodniowy raport pipeline value dla zarządu
Co daje automatyzacja biuru nieruchomości
Liczby z wdrożeń u biur pośrednictwa i deweloperów w Polsce.
Czas reakcji na lead
Klient z portalu dostaje pierwszą odpowiedź w 4 minuty zamiast po 5 godzinach. Konwersja rośnie wyraźnie.
Wyższa konwersja leadów
Szybsza reakcja, lepsza kwalifikacja, automatyczne follow-upy podnoszą konwersję o 30–40%.
Zapytań FAQ obsłużonych przez bota
Standardowe pytania (cena, metraż, dostępność) bot załatwia sam. Agenci pracują z hot leadami.
Mniej no-show na prezentacjach
Auto-przypomnienia 24h i 2h przed redukują rezygnacje z prezentacji o 70%.
Pominięte deadline'y
Termin DD, kredytu, umowy notarialnej — auto-przypomnienia eliminują „zapomniałem".
Wyższy ARPA
Agenci obsługują więcej transakcji per osoba, średnia prowizja na agenta rośnie o 20–25%.
Jak wdrażamy automatyzację dla biura nieruchomości
Audyt procesu
Spotkanie z agentami (nie tylko zarządem). Mapowanie ścieżki lead → klient. Identyfikacja największych time-sinków.
CRM + integracje
Wdrożenie Pipedrive (lub upgrade istniejącego) z fazami dopasowanymi do nieruchomości. Integracja z portalami.
Bot + kalendarz
Chatbot na stronie biura + integracja z Cal.com. Auto-odpowiedzi na FAQ, rezerwacje prezentacji.
Szkolenie agentów
Workshop dla zespołu — jak korzystać z nowego CRM-a, jak czytać AI scoring, jak interpretować alerty.
Optymalizacja po danych
Po 30 dniach analiza, gdzie konwersja rośnie, gdzie nie. Tuning AI scoringu, sekwencji follow-up, treści bota.
Biuro z Warszawy: czas reakcji 5h → 4 min, konwersja +42%
Średnie biuro pośrednictwa, 12 agentów, 200+ ofert na sprzedaż. Leady spływały z 5 portali na wspólny mail recepcji, gdzie były dystrybuowane do agentów ręcznie. Średni czas reakcji — 5 godzin (a często ponad 24h w weekendy). Konwersja lead → prezentacja: 8%. Konwersja prezentacja → transakcja: 14%.
Wdrożyliśmy Pipedrive jako CRM. Webhook z Otodom Pro + email parsery z pozostałych portali → automatyczne tworzenie deal'a. AI scoring intencji (Claude API). Auto-przypisanie do agenta po dzielnicy + segment cenowy. Chatbot na stronie biura odpowiada na FAQ + booking przez Cal.com. Sekwencje follow-up po prezentacji (3, 7, 14 dni). Dashboard pipeline w Looker Studio.
Czas reakcji spadł do 4 minut. Konwersja lead → prezentacja wzrosła z 8% do 19%. Konwersja prezentacja → transakcja — z 14% do 21%. Liczba transakcji miesięcznie wzrosła z 8 do 14 (przy tej samej liczbie agentów). Average prowizja per agent +37%.
Najczęściej zadawane pytania
Otodom (przez Otodom Pro API), Morizon, OLX, Domiporta, Gratka, Adresowo, Bezpośrednio. Dla portali z API — bezpośrednia integracja. Dla portali bez API — email parser (każde zapytanie z portalu lecące do Twojej skrzynki jest auto-parsowane do CRM). Klient widzi wszystkie leady w jednym miejscu z tagiem źródła.
Zobacz również powiązane usługi
Pokażmy, ile transakcji więcej da się obsłużyć
Bezpłatna 30-minutowa konsultacja. Audyt obecnego procesu, identyfikacja największych time-sinków, propozycja kolejności wdrożeń.