Automatyzacja workflow biurowego
Codzienna praca biurowa — akceptacje wniosków, podpisy umów, archiwizacja dokumentów, przypomnienia o terminach — pochłania pół dnia w średniej firmie. Automatyzujemy te workflow, by Twój zespół miał czas na faktyczną pracę.
- Workflow akceptacji (urlop, koszty, zakupy)
- Auto-archiwizacja dokumentów z OCR
- Elektroniczne podpisy (DocuSign, SignaturIt)
- Przypomnienia o terminach (umowy, certyfikaty)
Codzienność biura — papier, akceptacje, e-maile
Średnia firma 30-osobowa generuje setki mikro-zadań biurowych tygodniowo: wnioski o urlop, akceptacje kosztów, podpisy umów, archiwizacja dokumentów. Większość to powtarzalne kroki, które można zautomatyzować.
Wnioski urlopowe w mailach
Pracownik pisze maila do szefa z prośbą o urlop. Szef odpowiada „OK". Wniosek leży w skrzynce, nie w systemie. HR nie wie.
Akceptacje kosztów ręcznie
Pracownik wydaje 1500 zł na zakupy. Faktura przychodzi do księgowej. Księgowa pyta szefa „czy akceptujesz". Szef odpowiada „tak". Bez systemu nikt nie wie kto co zatwierdził.
Umowy podpisywane fizycznie
Drukować, podpisać, zeskanować, wysłać, archiwizować. 15 minut per umowa. Przy 100 umowach miesięcznie — 25 godzin pracy.
Dokumenty rozproszone
Faktury w mailu, umowy w Drive, certyfikaty w segregatorze. Nikt nie wie, gdzie szukać.
Terminy umów wygasają niezauważone
Umowa serwisowa wygasa za 30 dni. Bez systemu nikt nie pamięta. Klient/dostawca wykorzystuje sytuację.
Pełen stack workflow biurowego
Pracujemy ze stosem dla MŚP: Notion / Confluence dla bazy wiedzy, Slack dla komunikacji, DocuSign / SignaturIt dla podpisów, Google Drive / OneDrive dla dokumentów, Make / Zapier / n8n jako klej.
Workflow akceptacji (urlop, koszty, zakupy)
Pracownik składa wniosek przez formularz / Slack / Notion. Auto-routing do osoby akceptującej (per typ wniosku, kwota). Akceptacja jednym kliknięciem. Auto-zapis w HR / księgowości.
- Custom formularze (Tally, Typeform, Notion)
- Routing po regułach (typ wniosku × kwota)
- Audit trail dla audytu finansowego
Auto-archiwizacja dokumentów
Faktury / umowy / certyfikaty trafiają do skrzynki — AI klasyfikuje (FV, umowa, certyfikat), wrzuca do odpowiedniego folderu, taguje, dodaje do indeksu wyszukiwalnego.
- Auto-klasyfikacja przez Claude / GPT
- OCR dla papierowych skanów
- Indeks wyszukiwalny (Pinecone / pgvector)
Elektroniczne podpisy
Umowa generowana z szablonu → wysyłana do podpisu (DocuSign, SignaturIt, Autenti) → po podpisie auto-archiwizacja, auto-faktura, auto-onboarding. Bez druku.
- DocuSign, SignaturIt, Autenti, Adobe Sign
- Integracja z CRM (auto-trigger po deal won)
- Audit trail zgodny z eIDAS
Przypomnienia o terminach
System pilnuje: koniec umowy serwisowej za 30 dni, upływ certyfikatu BHP za 60 dni, deadline wniosku unijnego za 90 dni. Auto-przypomnienia mailem + Slack.
- Custom thresholds per typ dokumentu
- Eskalacja warstwowa (pracownik → manager → zarząd)
- Calendar integration (Google / Outlook)
Onboarding/offboarding pracowników
Nowy pracownik — auto-tworzenie kont (Google Workspace, Slack, Notion), foldery, dostępy, szkolenia onboardingowe. Offboarding — auto-revoke dostępów, archiwizacja danych, exit interview.
- Auto-account provisioning
- Equipment tracking (laptop, telefon)
- Audit revocation dostępów przy odejściu
Co daje automatyzacja workflow biurowego
Z naszych wdrożeń u 40+ klientów MŚP.
Mniej pracy admin
Zwrot pełnego etatu w średniej firmie.
Akceptacje w 30 sek
Bez „proszę o akceptację" mailem.
Pominiętych terminów
Auto-przypomnienia.
Dokumenty wyszukiwalne
AI indeks zamiast segregatorów.
Pełny audit trail
Dla audytów finansowych i RODO.
Bez druku
Wszystko elektronicznie, eIDAS compliant.
Jak wdrażamy office automation
Audyt workflow
Spis powtarzalnych zadań biurowych. Top 5 z największym ROI.
Setup stack
Notion / Slack / Google Workspace + DocuSign + Make.
Workflow akceptacji
Formularze + routing + auto-archive.
Document automation
OCR, klasyfikacja, archiwizacja.
Szkolenie + iteracja
Workshop dla zespołu. Po 30 dniach analiza adopcji.
Firma budowlana: koniec papierowych obiegów
Firma budowlana, 35 osób, biuro w Wrocławiu + ekipy w terenie. Wnioski urlopowe, BHP, certyfikaty — wszystko w papierze. Faktury kosztowe od dostawców czekały na akceptację 5-10 dni. Umowy z subwykonawcami drukowane, podpisywane, skanowane.
Notion jako centrum bazy wiedzy. Tally formularze dla wniosków (urlop, koszt, zakup). Slack dla akceptacji jednym klikiem. SignaturIt dla podpisów elektronicznych. AI klasyfikator faktur kosztowych w iFirmie. Auto-przypomnienia BHP/certyfikaty.
Czas akceptacji kosztu: 5-10 dni → 4 godz. Wnioski urlopowe w jednym systemie. Certyfikaty BHP nie wygasają niezauważone. HR-owiec odzyskał 12h tygodniowo. Zarząd ma audit trail dla każdej decyzji finansowej.
Najczęściej zadawane pytania
Notion, Confluence, Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Teams, DocuSign, SignaturIt, Autenti, Adobe Sign, Tally, Typeform. Make / Zapier / n8n jako klej. Integracja z polskimi systemami HR / księgowymi (iFirma, Symfonia, enova).
Zobacz również powiązane usługi
Pokażmy, ile czasu odzyska Twój back office
Bezpłatna 30-min konsultacja, audyt obecnych workflow, propozycja kolejności wdrożeń.