Automatyzacja dla firm serwisowych i instalacyjnych
Zlecenia w kalendarzu, technicy dzwonią o szczegóły, faktury wystawiane wieczorem przez szefową, klienci nie wiedzą kiedy ekipa przyjedzie. Automatyzujemy operacje firmy serwisowej — od dyspozycji po fakturę z BLIK-iem.
- Aplikacja mobilna dla techników z trasą i checklistą
- Auto-SMS do klienta: „Technik za 30 min"
- Po zakończeniu: zdjęcia → faktura → płatność BLIK
- Auto-przypomnienia o przeglądach okresowych
Czemu firmy serwisowe „wieczorem zaczynają drugą pracę"
Specyfika branży: technicy w terenie, dyspozytor lub szef koordynuje przez telefon, klienci czekają w napięciu kiedy przyjedzie ekipa, faktury wystawiane wieczorem przez właścicielkę. Bez automatyzacji firma serwisowa skaluje się przez nadgodziny.
Technicy dzwonią po szczegóły zlecenia
„Jaki adres", „kto otwiera", „co konkretnie naprawiamy". Każde zlecenie — 2-3 telefony do biura. Praca dyspozytora to ciągłe odbieranie i tłumaczenie.
Klient nie wie, kiedy przyjedzie ekipa
Umówiono na „rano", klient czeka. Technicy spóźnieni o godzinę z poprzedniego zlecenia, klient denerwuje się, dzwoni do biura. Stres po obu stronach, słabe opinie.
Faktury w nocy przez właścicielkę
Dziennik pracy z dnia, sklejanie godzin, materiałów, dojazdu. Wpisanie do iFirmy. Wysyłka mailem do klienta. 30 zleceń × 5 minut = 2,5h pracy każdej nocy.
Brak śledzenia przeglądów okresowych
Klient kupił klimę 3 lata temu — wymaga przeglądu. Bez systemu nikt o tym nie pamięta. Klient nie dzwoni, kontrakt na konserwację wygasa. Stała baza klientów się rozjeżdża.
Zlecenia w kalendarzu Google = bałagan
Każdy technik ma własny kalendarz. Zmiana zlecenia — telefon do trzech osób. Synchronizacja przez SMS. Pomyłki w terminach to codzienność.
Pełen stack dla firmy serwisowej
Pracujemy z firmami serwisowymi: instalacje klimatyzacji i wentylacji, fotowoltaika, hydraulika, elektryka, IT-support, AGD, alarmy. Wdrażamy stack dopasowany do techników w terenie: aplikacja mobilna, automatyczne komunikaty, fakturowanie po pracy, płatności BLIK.
Aplikacja mobilna dla techników
Każdy technik ma w telefonie: dzisiejsza trasa (z optymalizacją Google Maps), checklista per zlecenie, dane klienta, instrukcje, zdjęcia z poprzednich wizyt. Po zakończeniu — formularz raportowy z ceną, czasem, materiałami.
- PWA (Progressive Web App) — działa na każdym smartfonie
- Optymalizacja trasy + GPS tracking (zgoda technika)
- Offline mode (działa bez zasięgu, sync gdy wróci)
Auto-komunikacja z klientem
Klient otrzymuje SMS: „Wczoraj — technik Marek przyjedzie między 9-11", „Jest 30 min od Ciebie", „Zakończono pracę, zostaw opinię". Klient wie, co się dzieje. Bez nerwowych telefonów do biura.
- Pre-arrival SMS (24h przed + 30 min przed)
- Live tracking (klient widzi technika na mapie — opcjonalnie)
- Post-service SMS z prośbą o opinię + linkiem do oceny
Faktury po pracy + płatność BLIK
Technik kończy zlecenie → wypełnia raport (ceny + materiały) → klient widzi fakturę na telefonie → płaci BLIK-iem albo kartą. Pieniądze na koncie firmy w 30 sekund. Faktura w iFirmie. Koniec ze ścigarniem klientów za przelewy.
- Raport wypełniany przez technika w aplikacji
- Faktura PDF na telefonie klienta + link do BLIK
- Auto-księgowanie w iFirmie / Fakturowni
Auto-przypomnienia o przeglądach
Klient kupił klimatyzację 11 miesięcy temu — auto-SMS „Czas na przegląd. Rezerwuj termin: [link]". Klient wybiera w kalendarzu, ekipa się umawia. Stała baza klientów stałych.
- Custom cykle per typ instalacji (klima 1 rok, fotowoltaika 1 rok, kocioł 1 rok)
- Auto-SMS 30 dni przed terminem
- Booking link (Cal.com z dostępnymi slotami techników)
Dyspozytornia w jednym dashboardzie
Mapa wszystkich techników na żywo, otwarte zlecenia, kalendarz na 7 dni. Drag-and-drop przesuwanie zlecenia z technika na technika. SMS o zmianie automatyczny do klienta i technika.
- Live mapa techników (Mapy Google)
- Drag-and-drop reschedule
- Auto-notyfikacje przy zmianach
Co daje automatyzacja firmie serwisowej
Liczby z wdrożeń u firm serwisowych 5-50 techników w Polsce.
Wieczorne fakturowanie
Faktury wystawiają się same w trakcie dnia. Właścicielka wieczorem ma czas dla rodziny, nie dla księgowości.
Mniej telefonów do biura
Auto-SMS z ETA i statusem eliminuje 40% telefonów od klientów „kiedy przyjedzie ekipa".
Więcej zleceń per technik
Optymalizacja trasy + krótszy czas na zleceniu = 22% więcej zleceń obsłużonych dziennie.
Płatność od razu
Klient płaci na miejscu BLIK-iem. Koniec z windykacją 30-dniowych przeterminowanych przelewów.
Wyższy retention
Auto-przypomnienia o przeglądach okresowych zwracają 35% klientów na coroczną konserwację.
Dyspozytor widzi wszystko
Mapa techników, otwarte zlecenia, kalendarz — w jednym miejscu. Reschedule przez drag-and-drop.
Jak wdrażamy automatyzację dla firmy serwisowej
Audyt operacji
Spotkanie z właścicielem + dyspozytorem + 1-2 technikami. Mapowanie ścieżki zlecenia od dzwonka po fakturę.
Aplikacja techników
Wdrożenie PWA z trasą i checklistą. Test z 2-3 technikami przez 2 tygodnie. Iteracja UX.
Auto-komunikacja
Pre-arrival SMS, live tracking, post-service ankieta. Konfiguracja z brand voice firmy.
Fakturowanie + BLIK
Integracja z iFirmą + bramką BLIK. Raport wypełniany przez technika → faktura → płatność.
Dyspozytornia
Dashboard dla biura. Szkolenie. Optymalizacja po 30 dniach na podstawie danych.
Firma instalacyjna: technicy +22% zleceń, 0 wieczornego fakturowania
Firma instalacyjna z Wrocławia (klimatyzacja + fotowoltaika + wentylacja). 12 techników w terenie, 1 dyspozytor, właścicielka. Każdego wieczoru 2 godziny fakturowania. 30+ telefonów dziennie do biura („kiedy przyjedzie ekipa", „czy mogę przełożyć", „ile to kosztuje"). Brak śledzenia kontraktów konserwacji — coroczne przeglądy „spadały sami z głowy".
Wdrożyliśmy: (1) PWA dla techników z trasą i checklistą + GPS tracking, (2) auto-SMS do klientów (24h przed, 30 min przed, po zakończeniu), (3) raport techniczny w aplikacji → auto-faktura iFirma → link BLIK na telefonie klienta, (4) auto-przypomnienia o przeglądach okresowych (klima 1 rok, fotowoltaika 1 rok), (5) dyspozytorski dashboard z mapą techników i drag-and-drop reschedule.
Wieczorne fakturowanie — 0h (z 2h dziennie). Telefony do biura -42% (klienci dostają informacje SMS-em). Liczba zleceń per technik +22% (lepsza optymalizacja trasy). Płatności BLIK-iem 78% wszystkich faktur (przed wdrożeniem 12%). Coroczne przeglądy wzrosły z 24% klientów do 67%. Właścicielka odzyskała wieczory.
Najczęściej zadawane pytania
Subiekt GT, WAPRO Mag, Comarch ERP, własne arkusze Google. Dla popularnych mamy gotowe konektory; dla niszowych integrujemy przez API albo bezpośredni odczyt z bazy. Ważne dla firm serwisowych — śledzenie zużycia materiałów per zlecenie i auto-zamówienie do dostawców przy progu.
Zobacz również powiązane usługi
Pokażmy, ile więcej zleceń obsłuży Twoja ekipa
Bezpłatna 30-minutowa konsultacja. Audyt obecnego procesu, identyfikacja największych time-sinków, propozycja kolejności wdrożeń.