Automatyzacja biura nieruchomości: agenci sprzedają, AI odpisuje
Ok. 26,5 godzin tygodniowo — tyle agent traci na „czy aktualne?”, przekładanie prezentacji, wklejanie ofert na portale i papierologię. Ten czas możesz odzyskać: CRM z AI przejmuje rutynę 24/7, a Twój zespół wraca do tego, co przynosi prowizję — rozmów z klientami.
Działa z portalami i narzędziami, których używa Twoje biuro
- Otodom
- OLX
- Morizon
- Gratka
- nieruchomosci-online
- Gmail
- Outlook
- Google Calendar
- ASARI
- EstiCRM
- Galactica
- Autenti
- SMSAPI
9 zadań w biurze nieruchomości, które agent robi w kółko
Znasz je na pamięć. Każde jest powtarzalne i ma swoje reguły — dlatego każde da się oddać automatyzacji.
Odpisywanie na zapytania z portali
Otodom, OLX, Morizon, Gratka, Facebook, telefon — każde źródło w innym miejscu. Połowa to „czy aktualne?”. Kto odpisze pierwszy, ten ma klienta.
Umawianie i przekładanie prezentacji
5–6 SMS-ów na jedną prezentację, potem przypomnienie, potem „jednak nie mogę”. Klient nie przychodzi, agent stoi pod blokiem.
Opisy ofert i publikacja na portalach
Opis od zera, zdjęcia, ta sama oferta wklejana w 4–5 portali, potem aktualizacja ceny wszędzie ręcznie.
Dopasowanie ofert do klientów z bazy
Nowa oferta wchodzi, a klient szukający dokładnie takiego mieszkania od 2 miesięcy leży w Excelu. Nikt nie pamięta, żeby do niego zadzwonić.
Follow-up po prezentacji i „odgrzewanie” klientów
Klient obejrzał, „zastanowi się”. Agent ma nowe leady, nikt nie dzwoni. Po 2 tygodniach kupuje przez inne biuro.
Umowy pośrednictwa, RODO, AML
Umowa pośrednictwa, pouczenie o odstąpieniu (brak = 12 miesięcy na odstąpienie!), klauzula RODO, karta AML i ocena ryzyka dla każdego klienta.
Pilnowanie transakcji do aktu
Księga wieczysta, zaświadczenia ze spółdzielni, decyzja kredytowa, termin u notariusza — wszystko w głowie agenta i w SMS-ach.
Raporty dla sprzedających
„I co, ktoś dzwonił?” — właściciel mieszkania pyta co tydzień. Agent zbiera dane z portali i pisze maila.
Pozyskiwanie nowych ofert
Przeglądanie ogłoszeń prywatnych, dzwonienie do właścicieli, pilnowanie wygasających umów z innymi biurami.
Razem ok. 26,5 h tygodniowo na agenta — to ponad pół etatu, za który płacisz, a który nie przynosi ani złotówki prowizji.
Sprawdź na żywo, jak to działa
To nie jest nagranie. Wpisz wiadomość, jaką dostajesz od klientów, albo mieszkanie ze swojej oferty — i zobacz, co system zrobi w kilka sekund.
1. Napisz jak klient
Wybierz przykład albo wpisz własną wiadomość — tak, jakby przyszła z portalu o 23:47.
Wiadomość analizuje zewnętrzny model AI. Nie wpisuj prawdziwych danych osobowych — e-maile i numery telefonów i tak usuwamy przed wysłaniem.
2. Co robi automatyzacja
Kliknij „Wyślij zapytanie” →
Bez automatyzacji: wiadomość czeka do rana, agent odpisuje ok. 10:00. Klient napisał w tym czasie do 3 innych biur.
Z automatyzacją: odpowiedź w < 1 min, termin w kalendarzu, agent budzi się z gotowym spotkaniem.
Odpowiedzi i opisy generuje prawdziwy model AI (gdy jest chwilowo niedostępny, demo przełącza się na uproszczone reguły). W Twoim biurze model jest dodatkowo połączony z Twoimi ofertami, kalendarzem i CRM.
Policz, ile to zarobi
Wpisz liczby swojego biura. Założenia są ostrożne i pokazujemy je wprost pod wynikiem.
Cały rok automatyzacji kosztuje tyle, co 1,3 transakcji przy Twojej średniej prowizji (15 000 zł).
Założenia: automatyzacja przejmuje 50% pracy administracyjnej, godzina agenta = 60 zł, bazowa konwersja zapytań 1,5%, szybka odpowiedź i follow-upy dają +15% transakcji. Wynik ma charakter szacunkowy.
3 pomysły AI dla Twojej firmy
Na podstawie Twoich liczb AI wskaże, od czego zacząć automatyzację i ile godzin to odda.
Do zewnętrznego modelu AI trafiają tylko branża, liczby z kalkulatora i ten opis — bez danych kontaktowych.
Jasne ceny, bez niespodzianek
Jednorazowe wdrożenie + miesięczny abonament (serwer, AI, monitoring, wsparcie). Zwykle zwraca się przy pierwszej dodatkowej transakcji.
Start
Żaden lead nie ginie · 1–2 agentów
- CRM z leadami ze wszystkich portali w jednym miejscu
- AI odpowiada na zapytania w < 1 min (24/7)
- Samodzielne umawianie prezentacji + SMS-przypomnienia
- Kanały: SMS, WhatsApp, mail
- Powiadomienia o gorących leadach na telefon
- Wdrożenie w 7 dni + szkolenie
Biuro na autopilocie
Najwięcej zaoszczędzonych godzin · 2–6 agentów
- Wszystko z pakietu Start
- AI opisy ofert + posty social media
- Routing leadów wg dzielnic i cen, równe obciążenie agentów
- Matching nowych ofert z bazą — zanim trafią na portale
- Sekwencje follow-up po prezentacjach
- Umowy i protokoły z e-podpisem na telefonie + checklista AML
- Tygodniowe raporty dla sprzedających
- Dashboard właściciela: czas reakcji i skuteczność agentów
Sieć
Dla większych biur i kilku oddziałów · 7+ agentów / oddziały
- Wszystko z pakietu Biuro na autopilocie
- AI asystent głosowy odbierający telefony po godzinach
- Integracja z ASARI / EstiCRM / Galactica
- Pilnowanie transakcji do aktu (checklisty etapów)
- Monitoring ogłoszeń prywatnych do pozyskania
- Rozliczenia prowizji agentów
Automatyzacja biura nieruchomości — pytania
Nie. Jeśli pracujesz na ASARI, EstiCRM czy Galactice, podpinamy automatyzacje do Twojego systemu. Jeśli prowadzisz wszystko w Excelu i Gmailu — dostajesz prosty CRM w pakiecie.
CRM przechowuje dane — ale to agent musi je wpisać, odpisać klientowi, umówić termin i pamiętać o follow-upie. Automatyzacja z AI wykonuje tę pracę za niego: odpowiada, kwalifikuje, umawia, przypomina i wysyła dokumenty. CRM jest w pakiecie, ale płacisz za odzyskany czas agentów, a nie za kolejną bazę danych.
Do jednorazowych zadań — research, mail, podsumowanie — często wystarczy. Ale taki agent to narzędzie: płacisz za konto dla każdej osoby, sam piszesz mu polecenia, pilnujesz wyników i poprawiasz, gdy coś pójdzie inaczej niż wczoraj. My dajemy gotowy proces: każde zapytanie z Otodom czy OLX przechodzi tę samą ścieżkę, klient dostaje odpowiedź w minutę, termin ląduje w kalendarzu, a umowy i RODO są dopilnowane. Dane zostają na serwerze w UE, a gdy portal zmieni format — naprawiamy to my, nie Ty. Model AI (Claude, GPT, Grok) dobieramy do zadania, więc korzystasz z najlepszego bez zmiany systemu.
Właśnie tam zwraca się najszybciej — w małym biurze nie ma asystentki, więc każde „czy aktualne?” i każde przełożenie prezentacji odrywa Cię od sprzedaży. Pakiet Start jest zaprojektowany dokładnie pod takie biura.
AI odpowiada tylko na podstawie danych z karty oferty i Twoich zasad (np. „nie negocjujemy ceny w wiadomościach”). Pytania o cenę, negocjacje i sprawy prawne zawsze trafiają do agenta. Przez pierwsze 2 tygodnie możesz zatwierdzać każdą odpowiedź.
Pakiet Start: ok. 7 dni roboczych. Biuro na autopilocie: 2–3 tygodnie. Zaczynamy od leadów, bo tam zwrot jest najszybszy — reszta dochodzi etapami, bez przestoju w pracy biura.
Serwer, koszty AI, monitoring, poprawki gdy portal zmieni format, drobne zmiany w procesach i wsparcie. Koszty zewnętrzne — SMS-y (ok. 0,10–0,16 zł / szt.) i e-podpisy — rozliczamy po stawkach operatorów, bez marży. Bez umowy na lata — wypowiedzenie z miesięcznym okresem.
Jesteśmy z Wrocławia i chętnie przyjedziemy do biura na miejscu, ale wdrożenia robimy w całej Polsce — większość pracy odbywa się online, a system działa tak samo w Warszawie, Krakowie czy Gdańsku.
Dane zostają na serwerze w UE, podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania. Automatyzacje wręcz pomagają — zgody i klauzule są wysyłane zawsze, a nie „jak agent pamięta”.
Jedna dodatkowa transakcja przy średniej prowizji pokrywa wdrożenie z nawiązką. Policz to w kalkulatorze powyżej na własnych liczbach — jeśli nie wychodzi, powiemy to wprost na konsultacji.
30 minut, które mogą oddać Ci dziesiątki godzin miesięcznie
Przejdziemy razem przez typowy dzień w Twoim biurze, wskażemy 3 procesy z najszybszym zwrotem i podamy dokładną wycenę. Bezpłatnie, bez zobowiązań — a plan zostaje u Ciebie, nawet jeśli nie zdecydujesz się na współpracę.